Учет рабочего времени сотрудников или где найти резервы времени

Найти время на выполнение всех задуманных задач очень сложно. Даже сегодня, когда созданы все условия для более быстрого и удобного их выполнения. Но чем больше мы пытаемся охватить задач, тем больше их становится, ведь живем мы в режиме мультизадачности.

К тому же, все чаще мы убеждаемся, что 24 часа в сутки не хватает, чтобы управиться со всем не только на работе, но и дома. На самом деле у каждого человека одинаковое количество времени, вопрос в том, как он распоряжается им, и распоряжается ли рационально.

Где найти резерв и провести учет рабочего времени сотрудников?

Для того чтобы время нашлось не только на работу, но и на семью, отдых и сон, нужно сначала посчитать, сколько же этого самого времени уходит на решение задач, а сколько — в пустую. В этом вам поможет учет рабочего времени.

Начнем с того, что определим, сколько именно уходит на работу. В сутки мы тратим стандартных 8 часов на выполнение обязанностей, плюс 1 час перерыва на обед. Сразу же выделим время на дорогу и домашние дела, в среднем 4 часа. Не забудем и за такой важный сон – 8 часов. Если вы собираетесь пожертвовать им ради срочных дел, то напомним, что чем меньше человек спит, тем менее продуктивным он становится.

И что же мы получили? Целых 3 часа, которые можно посвятить любимому хобби, занятию спортом или чтению книг. А есть ли они у вас?

Многие жалуются на то, что на работе проводят времени больше, чем положено, берут работу на дом… Как результат, мы не только лишаемся 3 часов “на себя”, но и частично урезаем свое время на семью или сон.

Куда же пропадает наше время?

Рассмотрим 3 основные причины, по которым время утекает бесследно. Итак:

1.Технологии

На самом деле они создавались, чтобы помочь сэкономить время для более важных дел. Но ни как ни для становления рабом коммуникаций.

Выделите время, когда вы будете проверять рабочую почту, например, 30 минут сутра и еще столько же вечером. Не нужно после каждого оповещения лезть почту. А еще лучше — отключите уведомления или ведите 2 почты: 1-я — строго для роботы, 2-я — для друзей, подписки на различные развлекательные ресурсы и т.д.

Используйте технологии для пользы. Соц.сети, почта, чаты и другие ресурсы, которые часто отвлекают используйте по минимуму, создайте свой график работы с ними.

2.Время, как конфетти

Суть в том, что очень часто из-за многозадачности мы разбиваем время на маленькие отрезки и решаем всё и сразу. Это не позволяет не только качественно выполнить задачу, но и нормально отдохнуть. К тому же, многозадачность и частые переключения снижают общую продуктивность работы. Так как нескольких минут сосредоточенной работы мало для хорошего её выполнения.

Старайтесь быть однозадачным. Не переключайтесь между задачами и не позволяйте коллегам вас отвлекать. Планируйте рабочую неделю наперед, предварительно уточнив, будут ли для вас задачи от коллег с других отделов и подразделений компании.

3.Развлечения

А вы считали, сколько времени уходит на соц. сети, чтение новостей, просмотр видео? На первый взгляд — немного. А если подсчитать все это время, оказывается, что несколько часов ежедневно уходит впустую. Ведите учет времени и вы узнаете, что отнимает большую част вашего дня. Зная “пожирателей” в лицо, вы сможете с ними эффективно бороться.

Определить, на что уходит время, как часто вы переключатесь между задачами и что чаще всего является тому причиной вы можете с программой Yaware.TimeTracker.

Программа автоматически запоминает, чем вы занимались за компьютером и полученные данные отображает в отчете. Так, потратив всего 5 минут в день вы сможете выявить поглотителей времени, повысить продуктивность работы и “найти” несколько дополнительных часов в сутках.

Ведите учет рабочего времени сотрудников с Yaware.TimeTracker — скажите «Нет» непродуктивности!